مديونيات الصيدليات والتحصيل: الدفتر الذي يحمله مندوب المبيعات وحده
في أسواق كثيرة لا يكتفي المندوب بالدعاية. يبيع للصيدلية أو العيادة، ويسلّم أو يرتب التسليم، ويعود من أجل المال. ومن تلك اللحظة تصبح كل فاتورة مفتوحة مشكلة المندوب، ودفتر الشركة، إن وُجد، لا يُكتب من جهة المندوب.
لماذا يقع التحصيل على المندوب؟
الشركة ترى ذمة مدينة. أما المندوب فيرى صيدليًا دفع النصف نقدًا، ووعد بالباقي «بعد الويك إند»، وأرجع علبتين من التشغيلة المنتهية، ويناقش الآن الإجمالي. نظام محاسبة الشركة سيسجل الفاتورة، ثم الدفعة في النهاية. لكنه لن يسجل الدفعة الجزئية، ولا الوعد، ولا المرتجع، ولا الخلاف، وهذه بالضبط الأشياء الأربعة التي يحتاجها المندوب في الزيارة التالية.
لذلك يحتفظ المندوب بدفتر. غالبًا صفحة لكل صيدلية في نوتة، وأحيانًا شيت، وأحيانًا محادثة واتساب مع الصيدلي تعمل كسجل. يعمل هذا حتى تضيع الصفحة، أو يبقى الشيت على اللابتوب في البيت، أو يقول الصيدلي «إنت ما قلتليش على الفاتورة دي».
دفتر تستطيع الدفاع عنه
لدفتر التحصيل وظيفة واحدة: أن يتيح لك أن تقول عند الكاونتر «هذا ما سُلّم، وهذا ما دفعتَه، وهذا المفتوح، وهذه مدة انفتاحه»، وأن يوافقك الصيدلي. هذا يتطلب أربعة أعمدة لكل عيادة، بترتيب التاريخ:
- المدين: كل تسليم، بالمنتج والكمية وسعر الوحدة والضريبة إن انطبقت، بتاريخ التسليم.
- الدائن: كل دفعة، بالمبلغ وطريقة الدفع، بتاريخ استلامك لها. الدفعات الجزئية دفعات؛ سجّلها كذلك.
- المرتجعات: تُسجل كمرتجعات على المنتج الأصلي لا كمبيعات محذوفة، حتى يُظهر التاريخ ما رجع ومتى.
- رصيد جارٍ بعد كل سطر، حتى يمكن الرجوع بأي خلاف إلى آخر تاريخ اتفقتما عليه.
اكتب المدين حين تسلّم والدائن حين يُوضع المال في يدك، لا في آخر الأسبوع. دفتر التحصيل المكتوب من الذاكرة هو الذي يكسب الصيدلي الجدال ضده.
قادِم الدين، لا تجمعه فقط
«صيدلية س عليها 4,800» حقيقة. أما «صيدلية س عليها 4,800، منها 3,200 تجاوزت ستين يومًا» فقرار. الرقم الثاني يخبرك أي الصيدليات تزور أولًا، وأيها توقف التوريد لها حتى تدفع، وأيها ترفعه إلى المدير قبل إقفال الربع. قسّم كل رصيد مفتوح إلى شرائح: جارٍ، ومن يوم إلى ثلاثين، ومن واحد وثلاثين إلى ستين، ومن واحد وستين إلى تسعين، وأكثر من تسعين، واقرأ الأعمدة الأخيرة أولًا. الصيدليات في عمود التسعين فأكثر لن تصلح نفسها.
جولة التحصيل
مرة في الأسبوع، قبل الجولة، اطبع أو افتح جدول التقادم وكشف الحساب لكل صيدلية ستزورها. ادخل ومعك الكشف. أغلب الخلافات تنتهي حين يرى الصيدلي السطور المؤرخة: التسليم الذي نسيه، والدفعة التي سُجلت، والمرتجع الذي قُيّد له. أما التي لا تنتهي هناك فهي التي في سجلك فيها فجوة، وجدول التقادم يُريك أيها قبل أن يُريك الصيدلي.
عادتان تحميان الجولة. أعطِ سطر إيصال مؤرخًا لكل دفعة ولو جزئية، وسجّلها في مكانها. وحين تتجاوز صيدلية ستين يومًا توقف عن إضافة مدين حتى يتحرك الرصيد؛ الدفتر الذي يستمر في النمو على حساب لا يدفع هو دفتر ستُطالب بتفسيره.
افصل الدفتر عن سجل الدعاية، واربطهما
زيارات الدعاية وزيارات التحصيل عملان مختلفان، لكنهما يحدثان في العيادات نفسها مع الأشخاص أنفسهم. احتفظ بالمال على حساب العيادة — كشف ورصيد وتقادم — وبالزيارات على تاريخ العيادة، حتى يعرض فتح العيادة الاثنين. رأي الطبيب الشهر الماضي ورصيد الصيدلية المتأخر هذا الشهر جزء من العلاقة نفسها، والمندوب الذي يرى الاثنين قبل أن يدخل يدير الحديث أفضل ممن يرى واحدًا فقط. أما جانب الزيارات من هذا السجل فموضوع التقرير اليومي بدون شيفت الليل.
أسئلة يسألها المندوبون
نظام الشركة يتابع الذمم بالفعل. لماذا أحتفظ بدفتري؟
لأن دفتر الشركة مكتوب للمحاسبة وعلى إيقاع الشركة، ولا يحمل الدفعات الجزئية والوعود والخلافات التي تحدث عند الكاونتر. دفترك هو الذي تستطيع فتحه أمام الصيدلي. وحين يختلف الاثنان، فدفترك مؤرخ سطرًا سطرًا، وهذا يكفي غالبًا.
كيف أتعامل مع ضريبة القيمة المضافة في سطور المدين؟
سجّل البيع بسعر الوحدة ودع الضريبة تُطبّق بالنسبة المعمول بها في بلدك، حتى يكون المدين على العيادة هو المبلغ المستحق فعلًا. وإن كنت تبيع بسعر شامل الضريبة فدوّن ذلك مرة في سجل العيادة حتى يطابق الكشف الفاتورة التي بيد الصيدلي.
ماذا لو دفع الصيدلي لمندوب آخر أو للموزع مباشرة؟
سجّل الدائن مع ملاحظة بمن استلم، وخذ التاريخ. ينبغي أن يعكس دفترك ما دفعته الصيدلية أيًا كان المحصِّل؛ وإلا فسيعيدك جدول التقادم إلى صيدلية سددت بالفعل.
إلى أي مدى يرجع الدفتر؟
من أول تسليم أنت مسؤول عنه. وإن ورثت أرصدة مفتوحة فأدخلها كمدين افتتاحي واحد لكل صيدلية بتاريخ يوم استلامك، مع ملاحظة «رصيد افتتاحي من التسليم». وكل ما بعده لك، سطرًا سطرًا.
كيف يساعدك RepVisit Pro
الديون والمدفوعات هي الدفتر الموصوف هنا: البيع المسعّر المسجل داخل الزيارة يصبح مدينًا على العيادة، مع ضريبة القيمة المضافة إن ضبطتها، والدفعة تصبح دائنًا، ويتبعهما الرصيد الجاري. وثلاثة تقارير تطبع ما تحتاجه جولة التحصيل: كشف حساب لكل عيادة بالرصيد الجاري، وملخص ديون ومدفوعات بأرصدة العيادات ويومية القيود، وجدول تقادم للمتأخرات مقسمًا إلى جارٍ و1–30 و31–60 و61–90 وأكثر من 90 يومًا. والمبيعات المدخلة كمرتجعات تُخصم من الرصيد بدل محو التاريخ. RepVisit Pro يحتفظ بالدفتر على هاتفك، وتصدير CSV للسجلات الجدولية التي أدخلتها متاح دائمًا.
